Laat vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de uitvoerlade liggen. Met beveiligd printen blijft een opdracht vaststaan totdat de juiste gebruiker deze bij de printer vrijgeeft.
Kort antwoord: Bij beveiligd printen wordt een printopdracht niet direct afgedrukt. De opdracht blijft in een persoonlijke of beveiligde wachtrij totdat de gebruiker zich bij een geschikte printer identificeert, bijvoorbeeld met een pas, pincode, account, QR-code of mobiele methode. Pas daarna kiest en print de gebruiker de gewenste documenten.
Een printer staat vaak op een gedeelde plek. Daardoor kan een personeelsdossier, financiële rapportage, cliëntbrief of contract al zichtbaar zijn voordat de eigenaar bij het apparaat aankomt. Documenten kunnen door elkaar raken, door de verkeerde persoon worden meegenomen of helemaal niet worden opgehaald.
Beveiligde vrijgave verkleint dat risico. De printopdracht volgt de gebruiker in plaats van één vaste printer. Daardoor kan de gebruiker naar een geschikt apparaat lopen, zich identificeren en alleen de eigen opdrachten selecteren. Dit wordt vaak secure print release of Follow Me Printing genoemd.
De beste methode hangt af van bestaande toegangsmiddelen, gebruiksgemak, apparatuur en risicoprofiel. Een zorginstelling met medewerkerspassen heeft andere wensen dan een klein kantoor of onderwijsorganisatie met leerlingen en gasten.
Een veilige printomgeving vraagt daarnaast aandacht voor de volledige keten.
Secure print release: De algemene werkwijze waarbij een opdracht wordt vastgehouden totdat de gebruiker zich identificeert en de afdruk vrijgeeft.
Follow Me Printing: Een vorm van beveiligde vrijgave waarbij de opdracht de gebruiker volgt en op verschillende aangesloten printers kan worden opgehaald.
Locked print of private print: Een apparaatfunctie waarbij een opdracht vaak met een code op één specifieke printer wordt vrijgegeven. Dit kan geschikt zijn voor eenvoudige situaties, maar biedt meestal minder centraal beheer dan volledige printmanagementsoftware.
Beveiligd printen kan helpen om maatregelen uit het informatiebeveiligings- en privacybeleid praktisch uit te voeren. Denk aan toegangsbeperking, minder onbeheerde documenten en inzicht in gebruik. Dat is vooral relevant in sectoren zoals zorg, onderwijs, zakelijke dienstverlening, overheid en organisaties die veel personeels- of klantgegevens verwerken.
Een printoplossing maakt een organisatie echter niet automatisch compliant met de AVG, ISO 27001 of NEN 7510. Normen en wetgeving kijken breder naar processen, verantwoordelijkheden, risico’s en de volledige technische en organisatorische inrichting. Ruvano kan meedenken over de printomgeving, maar geeft geen juridisch oordeel over compliance.
Ruvano werkt voor gebruikersidentificatie, Follow Me Printing, beveiligde vrijgave en rapportage met oplossingen zoals uniFLOW, PaperCut en SafeQ Cloud. Welke functies beschikbaar zijn, verschilt per platform, printermodel, licentie en inrichting. De volledige uitleg van ieder platform staat daarom op de partner- en softwarepagina’s.
Kan Ruvano ook rechten en rapportages instellen?
Ja, afhankelijk van de gekozen software kunnen rechten, printregels, budgetten en rapportages worden ingericht. Ruvano stemt vooraf af welke gegevens en functies nodig zijn.
Maakt beveiligd printen ons AVG- of NEN 7510-compliant?
Nee, niet automatisch. Beveiligde vrijgave kan een relevante maatregel zijn, maar compliance hangt af van de volledige technische en organisatorische inrichting.
Worden niet-opgehaalde opdrachten automatisch verwijderd?
Veel printmanagementoplossingen kunnen opdrachten na een ingestelde periode laten verlopen. De termijn en verwerking moeten passend worden ingesteld.
Werkt beveiligd printen met verschillende printermerken?
Dat kan in veel omgevingen, maar functionaliteit verschilt per apparaat. Soms is een ingebouwde printerapp, kaartlezer of extern vrijgavestation nodig.
Kan beveiligd printen met bestaande toegangspassen?
Vaak is koppeling met bestaande passen mogelijk, maar het type pas, de kaartlezer, printer en software moeten compatibel zijn. Ruvano controleert dit vooraf.
Hoe kan een gebruiker zich identificeren?
Dat kan onder meer met een pas, druppel, pincode, organisatieaccount, QR-code of mobiele methode. De beschikbare opties hangen af van apparatuur en software.
Wat is Follow Me Printing?
Bij Follow Me Printing is de opdracht niet vooraf aan één printer gebonden. De gebruiker kan deze na identificatie op een geschikte aangesloten printer ophalen.
Wat is beveiligd printen?
Bij beveiligd printen blijft een opdracht in een wachtrij staan totdat de gebruiker zich bij de printer identificeert en de afdruk zelf vrijgeeft.
Ruvano inventariseert de risico’s, gebruikers en bestaande middelen en vertaalt die naar een praktische inrichting voor identificatie, rechten en vrijgave. Zo blijft beveiliging werkbaar voor medewerkers en beheersbaar voor IT.
