Veel organisaties willen papierverbruik terugdringen, afval verminderen en tegelijkertijd efficiënter werken. Vaak begint dat niet met minder printers, maar met slimmer printen. Door printgedrag inzichtelijk te maken, documenten digitaal te beheren en onnodige afdrukken te voorkomen, kan een organisatie het papierverbruik aanzienlijk verlagen zonder in te leveren op gebruiksgemak.
Minder papier en afval
Printbeleid
Onnodige prints voorkomen
Een groot deel van de afdrukken binnen organisaties wordt niet of nauwelijks gebruikt. Denk aan documenten die per ongeluk worden geprint, conceptversies die direct worden weggegooid of e-mails die alleen voor de zekerheid worden afgedrukt.
Met een doordacht printbeleid kunnen organisaties het aantal afdrukken verminderen zonder de dagelijkse werkzaamheden te belemmeren. Denk hierbij aan standaard dubbelzijdig afdrukken, zwart-wit als standaardinstelling of het beperken van onnodige kleurenafdrukken. Door bewust om te gaan met printen worden niet alleen papier- en tonerkosten verlaagd, maar neemt ook de hoeveelheid afval af.
Follow-me printing
Met Follow-me Printing wordt een printopdracht pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich bij een printer aanmeldt. Hierdoor verdwijnen opdrachten die nooit worden opgehaald niet langer ongebruikt in de papierbak.
Daarnaast kunnen medewerkers hun documenten ophalen bij een beschikbare printer binnen de organisatie. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar voorkomt ook onnodige afdrukken en draagt bij aan een efficiënter gebruik van het printerpark.
Follow-me Printing helpt organisaties tegelijkertijd bij het verbeteren van informatiebeveiliging, omdat vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de uitvoerlade blijven liggen.
Digitaal documentbeheer
Meer overzicht
Veel documenten hoeven tegenwoordig niet meer fysiek te worden opgeslagen. Door documenten direct te digitaliseren en op te slaan in bijvoorbeeld Microsoft 365, OneDrive, SharePoint of andere documentomgevingen, ontstaat een efficiëntere manier van werken.
Digitale documenten zijn eenvoudiger terug te vinden, kunnen veilig worden gedeeld met collega’s en zijn minder gevoelig voor verlies of beschadiging. Bovendien vermindert digitaal documentbeheer de behoefte aan fysieke archieven, papierverbruik en printopdrachten. Een digitale werkwijze draagt daarmee niet alleen bij aan duurzaamheid, maar ook aan een hogere productiviteit binnen de organisatie.
Inzicht in printgedrag
Veranderen begint met inzicht. Veel organisaties weten precies hoeveel energie zij verbruiken, maar hebben nauwelijks zicht op hun printgedrag. Door print- en scanactiviteiten te analyseren ontstaat inzicht in waar papier wordt gebruikt, welke afdelingen het meest printen en waar besparingen mogelijk zijn. Met deze informatie kunnen organisaties gericht maatregelen nemen om papierverbruik terug te dringen. Denk aan het aanpassen van instellingen, het optimaliseren van workflows of het stimuleren van digitale processen.
Door regelmatig het printgedrag te evalueren ontstaat een duurzame printomgeving die beter aansluit bij de behoeften van de organisatie én bij de doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Veelgestelde vragen over duurzaam printen
Hoe helpt Ruvano bij het terugdringen van papierverbruik?
Ruvano helpt organisaties met printmanagement, Follow-me Printing, digitaal documentbeheer en analyses van printgedrag. Hierdoor ontstaat inzicht in besparingsmogelijkheden en wordt een duurzamere printomgeving gerealiseerd.
Kan digitaal documentbeheer papiergebruik verminderen?
Ja. Door documenten digitaal op te slaan, te delen en te archiveren in bijvoorbeeld Microsoft 365, OneDrive of SharePoint neemt de behoefte aan geprinte documenten af. Hierdoor worden minder papier, toner en fysieke archiefruimte gebruikt.
Wat is Follow-me Printing?
Follow-me Printing zorgt ervoor dat een document pas wordt afgedrukt wanneer de gebruiker zich bij een printer aanmeldt. Hierdoor worden niet-opgehaalde printopdrachten voorkomen en wordt minder papier verspild.
Hoe kan mijn organisatie minder papier verbruiken?
Minder papierverbruik begint met inzicht in printgedrag en duidelijke afspraken rondom printen. Door dubbelzijdig afdrukken als standaard in te stellen, digitale documenten te gebruiken en onnodige afdrukken te voorkomen, kunnen organisaties het papierverbruik aanzienlijk verminderen.
Duurzamer werken begint bij kleine stappen
Het verminderen van papierverbruik en afval hoeft geen ingrijpend project te zijn. Met slimme instellingen, digitale documentprocessen en inzicht in printgedrag kunnen organisaties direct stappen zetten richting een duurzamere en efficiëntere werkomgeving.
Ruvano helpt organisaties bij het optimaliseren van printomgevingen, het terugdringen van papierverbruik en het realiseren van slimme documentprocessen die bijdragen aan zowel duurzaamheid als kostenbesparing.
Samen sterker. Met bewezen technologie.
