Documenten komen binnen op papier, per e-mail, als pdf, via een upload of vanuit een ander systeem. Ruvano zorgt dat de informatie daarin digitaal beschikbaar, herkenbaar, beheersbaar en bruikbaar wordt. Van ontvangst en scan tot classificatie, verwerking, opslag en koppeling met andere systemen.
Een documentproces bestaat uit verschillende stappen. Kies de vraag die nu speelt. Op de onderliggende pagina lees je hoe dat onderdeel werkt en wanneer het relevant is.
Kort antwoord: Documentbeheer is het gestructureerd ontvangen, digitaliseren, herkennen, classificeren, verwerken, opslaan en doorgeven van documenten en de informatie daarin. Het gaat niet alleen om een digitale map of een gescand pdf-bestand, maar om de volledige route die een document binnen de organisatie aflegt.
Een eenvoudige oplossing kan bestaan uit een vast scanprofiel dat ieder document op dezelfde manier opslaat. Een uitgebreidere workflow kan het documenttype herkennen, gegevens uitlezen, metadata toevoegen, een controle of goedkeuring starten en het bestand afleveren in een DMS, ECM-platform of andere bedrijfsapplicatie.
Het doel blijft hetzelfde: informatie beschikbaar maken wanneer een medewerker of systeem die nodig heeft. Zonder onnodig overtypen, zoeken, doorsturen of opnieuw opslaan.
Onze printexperts denken graag met je mee.
Inland Terminals Group (ITG)
CTT Intermodaal Transport verwerkt dagelijks grote aantallen transportdocumenten. Met een volledig beheerd printerpark en systemen voor CMR-documenten, facturen en pakbonnen zorgt Ruvano voor een efficiënte en betrouwbare documentverwerking. Lees klantcase
Inland Terminals Group (ITG)
CTT Intermodaal Transport verwerkt dagelijks grote aantallen transportdocumenten. Met een volledig beheerd printerpark en systemen voor CMR-documenten, facturen en pakbonnen zorgt Ruvano voor een efficiënte en betrouwbare documentverwerking. Lees klantcase 
Hoe beginnen we met documentbeheer?
Begin bij één herkenbare documentstroom met veel handwerk of zoekwerk. Breng de huidige stappen in kaart, verzamel representatieve documenten en bepaal welke informatie aan het einde van het proces beschikbaar moet zijn.
Is digitaal documentbeheer automatisch AVG-compliant?
Nee. Toegangsrechten, logging en bewaartermijnen kunnen zorgvuldig informatiebeheer ondersteunen, maar naleving hangt af van de volledige inrichting, het gebruik, verantwoordelijkheden en het beleid van de organisatie.
Hebben we nieuwe scanapparatuur nodig?
Niet altijd. Ruvano bekijkt eerst welke scanfuncties, software en beveiligingsmogelijkheden de bestaande omgeving ondersteunt. Daarna wordt duidelijk of aanpassing of vervanging nodig is.
Is OneDrive of SharePoint al een document management systeem?
Een cloudomgeving kan goed werken voor opslaan, delen en samenwerken. Een DMS voegt doorgaans documentgerichte functies toe voor metadata, zoeken, versiebeheer, toegangsrechten, dossiervorming en workflows. Welke functies nodig zijn, verschilt per organisatie.
Kan documentbeheer worden gekoppeld aan ERP, CRM, HR of TMS?
Dat is bij veel oplossingen mogelijk via connectoren, imports, exports of ingerichte workflows. De concrete mogelijkheden hangen af van de bestaande applicaties, het gegevensmodel en de beschikbare koppelingen.
Wat is het verschil tussen een DMS en ECM?
Een DMS richt zich vooral op het beheren en verwerken van documenten. ECM kijkt breder naar verschillende soorten bedrijfscontent en verbindt informatie met meerdere processen, afdelingen en systemen.
Wat is scan-to-cloud?
Scan-to-cloud stuurt een scan via een ingerichte procedure rechtstreeks naar een ondersteunde cloudlocatie. De beschikbare bestemmingen en functies hangen af van apparatuur, software, licenties en inrichting.
Wat is het verschil tussen documenten digitaliseren en OCR?
Digitaliseren zet een papieren document om in een digitaal bestand. OCR herkent de tekst in dat bestand, zodat het doorzoekbaar kan worden en afgesproken gegevens eventueel verder kunnen worden verwerkt.
Wat is documentbeheer?
Documentbeheer is het gestructureerd ontvangen, digitaliseren, herkennen, classificeren, verwerken, opslaan en doorgeven van documenten en de informatie daarin. Het omvat dus zowel de opslag als de route die een document binnen de organisatie aflegt.
