Houd printers, gebruikers, printstromen en kosten centraal in beeld. Ruvano helpt je de zakelijke printomgeving beheersbaar, veilig en passend bij de manier van werken in te richten.
Een printomgeving bestaat uit meer dan de printers die op kantoor staan.
Kort antwoord: Print management is het centraal beheren, bewaken en optimaliseren van zakelijke printers, gebruikers en printstromen. Het brengt apparaten, printwachtrijen, toegangsrechten, instellingen, gebruiksinformatie en ondersteuning samen, zodat de printomgeving overzichtelijk en beheersbaar blijft.
Print management verbindt de technische inrichting met de manier waarop mensen werken. Een medewerker wil zonder gedoe de juiste printer kunnen gebruiken. IT wil gebruikers, wachtrijen en rechten beheersbaar houden. Facilitair wil inzicht in apparaten, verbruik en beschikbaarheid. De organisatie wil voorkomen dat vertrouwelijke documenten onbeheerd blijven liggen of dat onnodige afdrukken kosten en papier veroorzaken.
De precieze invulling verschilt daarom per organisatie. In een kleinere kantooromgeving kan de nadruk liggen op eenvoudig centraal beheer en veilig afdrukken. Bij meerdere vestigingen kan het belangrijker zijn om gebruikers, locaties en printers vanuit één omgeving aan te sturen. Ook een lokale, hybride of cloudgebaseerde inrichting kan invloed hebben op de gekozen aanpak.
Wanneer Ruvano het dagelijkse beheer en afgesproken onderdelen van de printomgeving doorlopend overneemt, kan dat worden ingericht als Managed Print Services. Binnen deze pagina gebruiken we dat als een mogelijke beheervorm binnen print management, niet als een tweede afzonderlijke hoofddienst.
De ene organisatie zoekt vooral overzicht over het printerpark. De andere wil printservers verminderen, medewerkers vanaf verschillende apparaten laten printen of vertrouwelijke documenten beter beschermen.
Printbeheer draait om centraal inzicht en controle over de dagelijkse printomgeving. Denk op hoofdlijnen aan apparaten, locaties, gebruik, beschikbaarheid, instellingen en relevante meldingen. Het helpt voorkomen dat printers, afspraken en beheerwerkzaamheden los van elkaar worden behandeld. Wil je weten hoe Ruvano overzicht, monitoring en dagelijkse beheertaken kan organiseren? Lees meer over centraal printbeheer.
Steeds meer organisaties willen printfunctionaliteit laten aansluiten op een cloudgerichte IT-omgeving. Afhankelijk van de gekozen oplossing kunnen gebruikers, wachtrijen, rechten en locaties centraal worden aangestuurd en kan de afhankelijkheid van lokale printinfrastructuur worden verminderd. Of lokale componenten volledig kunnen vervallen, hangt af van de software, apparatuur en netwerkinrichting. Wil je onderzoeken welke cloudarchitectuur bij jouw locaties en werkplekken past? Ontdek de mogelijkheden van cloud printen.
Medewerkers werken vanaf laptops, tablets en smartphones en wisselen vaker van werkplek of vestiging. Mobiel printen zorgt ervoor dat geautoriseerde gebruikers ook vanaf die apparaten een printopdracht kunnen aanbieden. De manier waarop dat gebeurt, bijvoorbeeld via een app, ingebouwde printfunctie of cloudomgeving, verschilt per oplossing. Wil je medewerkers flexibel laten printen zonder het beheer uit het oog te verliezen? Lees hoe mobiel printen binnen de organisatie werkt.
Een vertrouwelijk document hoort niet onbeheerd in een uitvoerlade te liggen. Bij beveiligd printen blijft een opdracht in een persoonlijke of beveiligde wachtrij totdat de gebruiker zich identificeert en de opdracht vrijgeeft. Dat kan, afhankelijk van de inrichting, bijvoorbeeld met een pas, pincode, account, QR-code of mobiele methode. Wil je toegang tot printopdrachten beter beheersen? Bekijk de mogelijkheden voor beveiligd printen.
Printmanagementsoftware vormt de verbindende laag tussen gebruikers, apparaten en beleid. Afhankelijk van het platform kan software helpen bij het centraal beheren van printwachtrijen, gebruikers en rechten, het aanbieden van cloud- of mobiel printen, het vasthouden en vrijgeven van opdrachten en het rapporteren over gebruik.
Ruvano kan binnen print management gebruikmaken van oplossingen zoals uniFLOW, PaperCut en SafeQ Cloud. De juiste keuze hangt onder meer af van het printerpark, de gebruikte besturingssystemen, de gebruikers- en inlogomgeving, het aantal locaties, de gewenste beveiliging en de keuze voor lokaal, hybride of cloudgebaseerd beheer.
uniFLOW ondersteunt onder meer centraal beheerde print- en scanfunctionaliteit, gebruikersidentificatie, beveiligde vrijgave en inzicht in gebruik. Welke onderdelen passen, hangt af van de gekozen uniFLOW-variant en inrichting.
PaperCut biedt verschillende printmanagementoplossingen voor lokale en cloudgebaseerde omgevingen. Afhankelijk van het product kunnen onder meer gebruikers, toegang, wachtrijen, mobiel printen, rapportage en beveiligde vrijgave worden ingericht.
SafeQ Cloud is gericht op cloudgebaseerd printbeheer en kan organisaties ondersteunen bij het centraal aanbieden en beveiligen van printfunctionaliteit voor verschillende gebruikers, apparaten en locaties. De precieze mogelijkheden zijn afhankelijk van de gekozen variant en compatibiliteit.
Bolletje
Bolletje wilde een verouderd printerpark vervangen door een betrouwbare oplossing zonder extra beheerlast. Met een modern printerpark, automatische monitoring en volledige ontzorging zorgt Ruvano voor snelle documentverwerking, hoge afdrukkwaliteit en maximale continuïteit. Lees klantcase
Auto Palace Groep
Auto Palace Groep wilde af van een versnipperd printerpark met hoge beheerlast voor de IT-afdeling. Met een centraal beheerde printomgeving en managed print services werd het beheer vereenvoudigd, geautomatiseerd en beter beveiligd. Lees klantcase
Mechanische Industrie Menzing B.V.
Mechanische Industrie Menzing wilde af van een verouderd printerpark en zo min mogelijk tijd besteden aan beheer. Met geautomatiseerde leveringen, proactief onderhoud en snelle service zorgt Ruvano voor een zorgeloze en betrouwbare printomgeving. Lees klantcase
Het stedelijk
Het Stedelijk zocht een partner die het volledige printerpark kon beheren, snel service kon leveren en veilig printen binnen Google Workspace mogelijk maakte. Met Managed Print Services, PaperCut en Kyocera realiseerde Ruvano een toekomstbestendige printomgeving. Lees klantcase
Siers Groep Oldenzaal
Siers Groep Oldenzaal wilde een flexibel, veilig en duurzaam printerpark dat kosten verlaagt en medewerkers overal laat printen. Met Kyocera multifunctionals en PaperCut Hive realiseerde Ruvano een toekomstbestendige printomgeving. Lees klantcase
Hemink Groep
Hemink Groep zocht een betrouwbare partner voor alle print- en scanvoorzieningen op kantoor- én bouwlocaties. Met levering, beheer en onderhoud van het complete printerpark zorgt Ruvano voor continuïteit en ondersteuning op iedere locatie. Lees klantcase
Van Heek Textiles
Van Heek Textiles zocht een betrouwbare printomgeving die past bij een productiebedrijf waar continuïteit cruciaal is. Met een vernieuwd printerpark en volledig beheer door Ruvano beschikt de organisatie over een stabiele oplossing zonder verrassingen. Lees klantcase
Bolletje
Bolletje wilde een verouderd printerpark vervangen door een betrouwbare oplossing zonder extra beheerlast. Met een modern printerpark, automatische monitoring en volledige ontzorging zorgt Ruvano voor snelle documentverwerking, hoge afdrukkwaliteit en maximale continuïteit. Lees klantcase Auto Palace Groep
Auto Palace Groep wilde af van een versnipperd printerpark met hoge beheerlast voor de IT-afdeling. Met een centraal beheerde printomgeving en managed print services werd het beheer vereenvoudigd, geautomatiseerd en beter beveiligd. Lees klantcase Mechanische Industrie Menzing B.V.
Mechanische Industrie Menzing wilde af van een verouderd printerpark en zo min mogelijk tijd besteden aan beheer. Met geautomatiseerde leveringen, proactief onderhoud en snelle service zorgt Ruvano voor een zorgeloze en betrouwbare printomgeving. Lees klantcase Het stedelijk
Het Stedelijk zocht een partner die het volledige printerpark kon beheren, snel service kon leveren en veilig printen binnen Google Workspace mogelijk maakte. Met Managed Print Services, PaperCut en Kyocera realiseerde Ruvano een toekomstbestendige printomgeving. Lees klantcase Siers Groep Oldenzaal
Siers Groep Oldenzaal wilde een flexibel, veilig en duurzaam printerpark dat kosten verlaagt en medewerkers overal laat printen. Met Kyocera multifunctionals en PaperCut Hive realiseerde Ruvano een toekomstbestendige printomgeving. Lees klantcase Hemink Groep
Hemink Groep zocht een betrouwbare partner voor alle print- en scanvoorzieningen op kantoor- én bouwlocaties. Met levering, beheer en onderhoud van het complete printerpark zorgt Ruvano voor continuïteit en ondersteuning op iedere locatie. Lees klantcase Van Heek Textiles
Van Heek Textiles zocht een betrouwbare printomgeving die past bij een productiebedrijf waar continuïteit cruciaal is. Met een vernieuwd printerpark en volledig beheer door Ruvano beschikt de organisatie over een stabiele oplossing zonder verrassingen. Lees klantcase 
Wat kost print management?
De kosten hangen af van de omvang van de printomgeving, het aantal gebruikers en locaties, de gekozen software, de gewenste beheeromvang en eventuele aanpassingen aan apparatuur of infrastructuur. Na een inventarisatie kan Ruvano een passend voorstel maken.
Welke printmanagementsoftware past bij onze organisatie?
Dat hangt onder meer af van het printerpark, de besturingssystemen, gebruikers- en identiteitsomgeving, locaties, beveiligingseisen, rapportagebehoefte en gewenste lokale, hybride of cloudgebaseerde architectuur. Ruvano vergelijkt die praktische eisen met oplossingen zoals uniFLOW, PaperCut en SafeQ Cloud. De volledige productuitleg staat op de afzonderlijke softwarepagina’s.
Hoe verloopt de overstap naar een beheerde printomgeving?
Ruvano begint met een inventarisatie van apparaten, locaties, gebruikers, knelpunten en technische eisen. Daarna volgt een voorstel voor beheer, software en verantwoordelijkheden. De inrichting wordt gecontroleerd getest en waar passend gefaseerd uitgerold, met zo min mogelijk verstoring van het dagelijkse werk. Na ingebruikname worden afspraken en rapportages periodiek geëvalueerd.
Hoeveel beheer blijft er bij IT of facilitair liggen?
Dat wordt vooraf afgesproken. Een organisatie kan bepaalde onderdelen zelf blijven beheren en andere taken bij Ruvano beleggen, zoals monitoring, rapportage, verbruiksartikelen of de coördinatie van meldingen. IT of facilitair blijft doorgaans betrokken bij beleid, gebruikers, netwerktoegang en interne wijzigingen, maar hoeft niet iedere dagelijkse beheerhandeling zelf uit te voeren.
Krijgen we inzicht in printgebruik en printkosten?
Afhankelijk van de gekozen software en afspraken kunnen rapportages inzicht geven in volumes, kleur- en zwart-witgebruik, apparaten, locaties en soms afdelingen of gebruikersgroepen. Daarmee worden afwijkingen, onbenutte capaciteit en mogelijke verspilling zichtbaar. Ruvano gebruikt die informatie om gericht te adviseren; rapportage is geen doel op zichzelf.
Kunnen bestaande printers en verschillende merken worden meegenomen?
Dat kan vaak, maar niet iedere combinatie biedt dezelfde beheer-, monitoring- en beveiligingsmogelijkheden. Ruvano controleert daarom de modellen, firmware, netwerkverbindingen, resterende levensduur en compatibiliteit met de gewenste software. Geschikte apparaten kunnen blijven staan; waar nodig kan vervanging of standaardisatie gefaseerd plaatsvinden.
Wat is het verschil tussen print management en printbeheer?
Print management is het brede overkoepelende begrip voor het beheren en optimaliseren van de volledige printomgeving. Printbeheer richt zich daarbinnen vooral op het dagelijkse overzicht van apparaten, locaties, gebruik, instellingen en beschikbaarheid. Cloud printen, mobiel printen en beveiligd printen zijn andere mogelijke onderdelen van dezelfde omgeving.
Wat levert print management concreet op?
Een goed ingerichte printomgeving geeft meer overzicht over apparaten, gebruikers, volumes en instellingen. Dat kan terugkerend beheer verminderen, de beschikbaarheid verbeteren, onnodige afdrukken zichtbaar maken en medewerkers een herkenbare manier van printen bieden. Het precieze resultaat hangt af van de uitgangssituatie en de gekozen inrichting.
Voor welke organisaties is print management interessant?
Print management is niet alleen relevant voor grote organisaties. Het wordt interessant zodra het printerpark onnodig veel beheer vraagt, over meerdere locaties is verdeeld, door verschillende gebruikersgroepen wordt gebruikt, weinig inzicht geeft in gebruik en kosten of wanneer vertrouwelijke documenten beter moeten worden beschermd. De oplossing kan klein beginnen en meegroeien met de organisatie.
Je hoeft niet vooraf te weten welke software of inrichting het beste past. Het begint met inzicht in de huidige situatie: waar loopt het beheer vast, hoe werken medewerkers en welke eisen stelt de organisatie aan toegang, veiligheid en continuïteit?
Ruvano brengt die vragen samen en vertaalt ze naar een praktische printmanagementaanpak. Vanuit Almelo helpen we organisaties in Twente en Oost-Nederland met korte lijnen, begrijpelijk advies en een inrichting die past bij de dagelijkse praktijk.
