Waarom documenten direct naar de cloud scannen?

Met behulp van onze slimme software-oplossingen scan je papieren documenten direct naar de cloud, zoals bijvoorbeeld naar OneDrive, Dropbox of SharePoint. De documenten worden gescand vanaf de multifunctional en direct met de juiste informatie opgenomen in je cloudomgeving. Doordat je direct alle scans op de juiste plek opslaat, help je jouw bedrijfsprocessen hiermee vooruit.

De voordelen van scannen naar de cloud

Alle gescande documenten worden tijdens de scan automatisch tekst-doorzoekbaar gemaakt. Ze kunnen worden opgeslagen als PDF/A bestand voor digitale opslag en archivering op lange termijn. Maar het kan ook in andere bestandformaten, zoals Word, Excel en JPEG.

De voordelen van scannen naar de cloud

• Snelle en eenvoudige dossiervorming in OneDrive, Dropbox of Microsoft 365
• Uniform opslaan; iedereen scant via dezelfde procedure
• Alle gescande documenten zijn tekst-doorzoekbaar
• Scannen naar PDF/A voor onder meer audit trail logging

Zet een stap vooruit in je documentbeheer. Begin vandaag nog met het scannen naar de cloud! Neem contact met ons op via het onderstaande contactformulier.

Documenten direct opslaan in OneDrive, Dropbox en Microsoft 365

Door documenten direct te scannen naar OneDrive, Dropbox of Microsoft 365 worden dossiers automatisch op de juiste locatie opgeslagen. Medewerkers hoeven bestanden niet eerst lokaal op te slaan of handmatig te verplaatsen. Dit bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat documenten direct beschikbaar zijn voor collega’s die toegang hebben tot het dossier.

Efficiënt documentbeheer dankzij vaste scanprocessen

Met vaste scanprofielen en vooraf ingestelde workflows worden documenten binnen de organisatie altijd op dezelfde manier opgeslagen. Hierdoor ontstaat een uniforme werkwijze, ongeacht wie het document scant. Dit maakt documenten eenvoudiger terug te vinden, voorkomt verschillen tussen afdelingen en draagt bij aan een overzichtelijke documentstructuu

OCR-scanning maakt documenten direct doorzoekbaar

Door gebruik te maken van OCR-technologie (Optical Character Recognition) worden gescande documenten omgezet naar doorzoekbare bestanden. Hierdoor kan niet alleen op bestandsnaam worden gezocht, maar ook op woorden en informatie die in het document zelf staan. Dit maakt het terugvinden van documenten sneller en efficiënter, zelfs binnen grote digitale archieven.

Documenten archiveren met PDF/A

PDF/A is een bestandsformaat dat speciaal is ontwikkeld voor het langdurig bewaren van digitale documenten. Door documenten direct als PDF/A op te slaan, blijft de inhoud ook in de toekomst leesbaar en reproduceerbaar. Dit maakt het formaat geschikt voor archivering, compliance-doeleinden en situaties waarin een audit trail of bewaarplicht van toepassing is.

Klaar voor de volgende stap in digitaal documentbeheer?

Benieuwd hoe jouw organisatie slimmer kan scannen, archiveren en samenwerken in de cloud? We denken graag met je mee.