Beheerbaarheid printerpark

Ruvano biedt oplossingen voor het probleemloos beheren van je printerpark. Of het nu gaat om één printer of een complete printomgeving met tientallen apparaten. Naarmate je organisatie groeit, wordt de meerwaarde van centraal beheer steeds groter. Zo kun je printerinstellingen en verbeteringen organisatiebreed doorvoeren zonder ieder apparaat afzonderlijk te configureren.

Daarnaast kun je digitaal ondertekende app- en firmware-updates centraal distribueren, zodat al je apparaten up-to-date blijven en het risico op beveiligingsproblemen wordt beperkt. Dit is slechts één onderdeel van de uitgebreide mogelijkheden voor veilig beheer op afstand.

Vereenvoudiging

Vereenvoudiging is een belangrijk aspect van beheerbaarheid. Het is tevens een van de gebieden waarop het gebruik van 1 universele printerdriver een belangrijk onderdeel vormt. Een antwoord op de wildgroei aan drivers/stuurprogramma’s die zich gewoonlijk voordoet in bedrijfsomgevingen, bieden de universele drivers van Kyocera, Brother en Lexmark de functionaliteit om de opties voor specifieke apparaten die worden weergegeven aan gebruikers, automatisch te detecteren en bij te werken. Ook kunnen beheerders standaard besparende afdrukinstellingen, zoals dubbelzijdig afdrukken, meerdere pagina’s per vel afdrukken (N per vel) en tonerintensiteit, toepassen en andere maatregelen instellen om het beleid op het gebied van milieuvriendelijkheid en kostenbeheersing te ondersteunen.

De voordelen van centraal printerparkbeheer

Wanneer printers centraal worden beheerd, profiteren organisaties van verschillende voordelen:

• Minder tijd kwijt aan beheer en onderhoud
• Eenvoudiger uitrollen van instellingen en updates
• Consistente gebruikerservaring op alle apparaten
• Betere beveiliging van printers en multifunctionals
• Lagere printkosten door gestandaardiseerde instellingen
• Meer inzicht in gebruik en verbruik
• Minder storingen en snellere probleemoplossing

Vooral bij organisaties met meerdere locaties of grotere aantallen printers levert centraal beheer aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen op.

PaperCut

Het gebruik van PaperCut zorgt voor het kunnen beheren van afdrukwachtrijen en deze te optimaliseren, beleidsregels voor printergebruik te beheren, opties voor mobiel afdrukken te vereenvoudigen en het veilig vrijgeven van afdrukken te ondersteunen. Profiteer tevens bij PaperCut van geïntegreerde tracerings- en administratiehulpprogramma’s om gebruikspatronen te analyseren zodat u beschikt over de informatie die u nodig hebt om uw infrastructuur en printgedrag effectiever te beheren.

Printerbeheer en informatiebeveiliging

Printers zijn tegenwoordig volwaardige netwerkapparaten. Ze verwerken documenten, slaan gegevens tijdelijk op en communiceren met andere systemen binnen de organisatie.

Daarom speelt printerbeheer ook een belangrijke rol binnen informatiebeveiliging. Door apparaten centraal te beheren kunnen beveiligingsupdates sneller worden uitgerold en worden instellingen op alle printers gelijk gehouden. Dit verkleint de kans op beveiligingsrisico’s en zorgt ervoor dat printers blijven voldoen aan interne richtlijnen en externe normen.

In combinatie met oplossingen zoals PaperCut kan bovendien worden bepaald wie documenten mag afdrukken, wanneer opdrachten worden vrijgegeven en welke gebruikers toegang hebben tot bepaalde functies.

Afdrukvolumes

Door van uw printer of multifunctional per half jaar een analyse te maken van de afdrukvolumes en het aantal gemaakte scans, kunnen wij inzichtelijk maken wat het printgedrag van uw organisatie is en of de behoefte van medewerkers of uw organisatie veranderd zijn.

Inzicht in printgedrag en kosten

Veel organisaties weten precies hoeveel er wordt uitgegeven aan laptops, servers en softwarelicenties. Het daadwerkelijke gebruik van printers blijft echter vaak buiten beeld.

Door periodieke analyses van het printerpark ontstaat inzicht in:

• Afdrukvolumes per afdeling
• Kleur- en zwart-witverbruik
• Scanvolumes
• Benutting van apparaten
• Mogelijke kostenbesparingen
• Veranderingen in gebruikersgedrag

Met deze informatie kunnen organisaties beter onderbouwde keuzes maken over investeringen, vervanging van apparatuur en optimalisatie van documentprocessen.

Printerparkbeheer in de praktijk

Ruvano ondersteunt uiteenlopende organisaties bij het beheren en optimaliseren van hun printerpark. Zo koos Auto Palace Groep voor één centraal beheerde printomgeving waarmee de beheerdruk voor de IT-afdeling werd verlaagd. GGD Twente maakte gebruik van een flexibel printerpark dat snel kon worden opgeschaald tijdens de COVID-19-pandemie. En bij Bolletje zorgde centraal beheer ervoor dat gebruikers nauwelijks meer om hoeven te kijken naar printers, tonerleveringen of onderhoud.

Deze praktijkvoorbeelden laten zien dat goed printerparkbeheer niet alleen draait om techniek, maar vooral om continuïteit, gebruikersgemak en efficiëntie.

Meer grip op jouw printerpark?

Benieuwd hoeveel tijd, kosten en beheerwerkzaamheden jouw organisatie kan besparen? Ruvano analyseert je huidige printerpark en laat zien waar optimalisaties mogelijk zijn op het gebied van beheer, beveiliging en kostenbeheersing.