Kosten beheersen

Als ondernemer wil je dat je printerpark soepel draait, je medewerkers er optimaal mee kunnen werken en tegelijkertijd de kosten beheersbaar houden. Heb jij enig idee hoeveel er in jouw organisatie wordt afgedrukt? Welke afdeling of welke medewerker print wat? En ken je de exacte afdrukkosten in je printerpark? Veel bedrijven kijken gewoon naar de prijs per pagina om in te schatten hoeveel een printer hun uiteindelijk zal kosten, maar daarin vergissen ze zich schromelijk. De “Total Cost of Ownership” of TCO hangt namelijk van heel wat factoren af, en de prijs per pagina is niet altijd wat het lijkt.

Wat kost printen je organisatie daadwerkelijk?

De werkelijke kosten van een printerpark bestaan vaak uit veel meer factoren, zoals tonerverbruik, onderhoud, storingen, energieverbruik, beheeruren en verlies aan productiviteit. Juist deze verborgen kosten maken het lastig om te bepalen of een printerpark daadwerkelijk efficiënt is ingericht. Door inzicht te krijgen in de totale kosten van eigendom (TCO) ontstaat een realistischer beeld van de impact van printen op de organisatie.

De grootste kostenposten bevinden zich vaak niet in de apparatuur zelf. Denk bijvoorbeeld aan:

• Tijd die medewerkers kwijt zijn aan storingen
• Handmatige tonerbestellingen
• Onnodige kleurafdrukken
• Dubbele of verkeerd geprinte documenten
• Verouderde apparatuur met hoge onderhoudskosten
• Versnipperde printomgevingen met verschillende typen printers

Wanneer deze kosten niet zichtbaar zijn, blijven besparingsmogelijkheden vaak onbenut.

Samen de juiste keuzes maken

Het valt niet mee om kostentechnisch de juiste printers en multifunctionals uit te kiezen. Van het berekenen van je huidige outputkosten, tot de verborgen kosten en gemiste voordelen Hoewel het verleidelijk is om het model met de nieuwste eersteklas functies te kopen, moet je je bedenken welke functies jouw bedrijf werkelijk nodig heeft en welke niet. Dat begint bij het maken van de juiste keuzes. Hier helpen we je bij. We brengen je huidige situatie in kaart, maar ook je toekomstwensen. Daarop bereiden we je organisatie voor met werkplekken die perfect passen.

Wanneer is het tijd om je printerpark opnieuw te beoordelen?

Veel organisaties werken jarenlang met dezelfde inrichting, terwijl werkprocessen ondertussen veranderen. Hybride werken, digitalisering en gewijzigde documentstromen zorgen ervoor dat de oorspronkelijke inrichting vaak niet meer optimaal aansluit bij de praktijk.

Signalen dat het tijd is voor een analyse zijn:

• Regelmatige storingen
• Onverwacht hoge printkosten
• Veel verschillende printers binnen de organisatie
• Gebrek aan inzicht in verbruik
• Ontevreden gebruikers
• Toenemende beheerlast voor IT of facilitair

Een periodieke evaluatie helpt om kosten én frustraties te voorkomen.

Altijd je kosten inzichtelijk

Het verlagen van printkosten begint niet met minder printen, maar met beter inzicht. Door te weten waar documenten worden afgedrukt, welke apparaten worden gebruikt en welke kosten daarbij horen, ontstaat een basis voor verbetering.

Ruvano helpt organisaties bij het analyseren van printgedrag, het optimaliseren van printerparken en het implementeren van printmanagementsoftware waarmee kosten, gebruik en beheer inzichtelijk worden gemaakt. Zo ontstaat een printomgeving die aansluit bij de werkwijze van vandaag én morgen. Laten we jouw situatie eens inzichtelijk maken, zodat we kunnen adviseren wat voor jou werkt. Ook laten we in een demonstratie graag zien hoe het werkt.